办公自动化建设对提高管理工作的意义

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办公自动化建设对提高管理工作的意义

摘 要:计算机信息技术飞速发展的今天,企业都把不断提高信息化管理作为竞争的主要手段,网络时代必须充分利用网络的作用和功能,实现办公自动化迎接未来的挑战。

关键词:办公自动化;信息化管理;意义

  无论是企业还是政府机关,都会有大量的文案需要处理,复杂的工作流程需要安排,决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。所以当前形势下建立一种自动化的办公系统是非常重要的,对提高办公人员的工作效率意义是非常大的。如今,网络得到广泛应用,拥有一套智能化和信息化的办公系统不再是难事,而且它可以让不同地区、不同部门等加强联系和沟通,并大大加强彼此之间的协作。在社会飞速发展的今天,不论是企业组织,还是政府机关,办公自动化建设已成为他们非常重视的重要任务。办公自动化的作用是非常大的,它使得原本复杂、繁琐的工作程序和杂乱的文件变得条理化、信息化和智能化,既减少了工作程序,提高了工作效率,又大大降低了工作成本,实现了办公的科学化和规范化。所以,我们总结出实现政企办公自动化对改善管理工作具有以下重要作用。
  1.有利于企事业整体信息化建设
  没有信息化就没有现代化。建立并完善信息化办公模式是一项重要的工程,实现信息化,就是要让当今不断发展计算机网络信息技术应用到政企办公当中,使得工作人员的操作大部分运用计算机网络来完成,如此便减少了工作繁琐的程序,进一步提高了工作效率。信息化建设是一项艰巨的工程,不是一朝一夕就能建立成的,它管理工作的方方面面。其中,办公的自动化至关重要,在信息系统(HIS)占据重要位置[1]。首先,由于信息化建设是一个艰巨而又复杂的系统工程,而且办公的自动化在信息化建设中占据重要位置,因此,我们的第一步就是必须有针对性的科学的规划与设计,能够确保信息传递的稳定和安全性,确保信息数据的安全转换。尤其是工作数据的分析和整理、内外网数据的转换等。其次,实现办公自动化对政企信息系统的完善意义重大,从小的方面来说,它提高了工作效率,加强了管理;从大的方面来说,使得政企事业信息系统不断向外延伸,进一步发挥网络信息化的作用,大大减少了工作成本,提高了资源利用率,改善了工作效率。
  2.有利于生产技术的提高
  在许多人看来,所谓的办公自动化系统,无非是处理一些公文文件,或者收发电子邮件以及传真等,实现网络化工作方式。这种的认知是片面的,并不是真正意义上的办公自动化,事实上的办公自动化,涉及方方面面,比如就包括系统学知识、信息化、管理学科等。实现办公自动化,已经成为当今社会发展的趋势,已经成为企业发展的主流任务[2]。当前,信息化在我们国家也是刚刚起步,因而大部分企事业将信息系统主要运用于财务和费用的管理,并且很多信息系统处在发展阶段,很少运用到生产作业上。我们应当知道,只有不断完善信息系统,真正实现办公自动化,才能真正的推动企业的生产降低工作成本,才能大大的提高生产技术水平,使得工作效率得到质的提高。
  3.有利于提高工作人员的办公效率
  办公自动化平台功能强大,模块众多,不仅有日常办公模块、信息模块,还有档案的整理、通讯模块等,通过不断交流信息,加强沟通,使部门之间的联系更加密切,资源得到充分和合理的共享,形成无纸化的办公系统平台,进而使得政企各个部门的工作处理能力得到更大的提高,最大限度的提升了工作效率。办公自动化的有效实现,不仅能改善部门之间的办公事务处理水平,而且还能使得工作人员在不同区域和部门之间的信息得到及时的交流和沟通,使工作的处理更加迅速,并能最快地了解新情况、新动态,提高工作人员的工作效率,改善工作质量,推动了办公自动化的建立和完善,增强了办公能力,使得办公更加规范化、标准化、自动化、科学化,在整体上提高了政企的管理水平,满足了办公繁琐需要快速处理的要求,适应了现代化发展的趋势。
  4.有利于提高工作人员的整体素质
  办公自动化是最大限度通过网络计算机技术搭建适合企事业发展趋势的现代化信息管理系统。它以充分地达到信息资源共享为目的,有效科学的培育人才、使其不断掌握信息设备技术,逐步提高科学工作能力。现在的政企部门逐渐有了现代化的办公系统,实现了无纸化办公,降低了繁琐的工作程序,实现了办公自动化和科学化。如今办公的自动化已成为今天各个政企部门提高效率的有效工具。办公自动化建设对自身的工作人员的提出了更高的要求,要求必须具备过硬的计算机掌握和运用能力,而且还要不断熟悉办公自动化的工作流程和步骤,另外,还要学习网络信息技术,充分掌握网络的功能和作用,只有不断给自身"充电",才能不断适应办公自动化需要高素质人才的要求。办公自动化建设有利于工作人员在日常办公过程中进一步提高自身的综合素质和行政能力。在运用实施信息管理过程中,机关工作人员经过不断学习,不断总结,从根本上保障了日常办公的通畅,无形中也促进了自身素质的不断提高,提升了工作人员的整体素质,工作效率和管理水平上了一个新台阶[3]。
  5.总结
  办公自动化的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴,如会议管理、资料管理、客户管理、订货销售,甚至库存管理、生产计划、人事管理等等。近年来应用较广的企业信息管理系统(MIS),ERP等软件使企业高层很方便地了解企业采购,销售,库存以至财务的情况,办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起,强化了机构内部员工之间,部门之间的信息交流与协同工作,使得机构内部的办公,业务流程都能在内部局域网或互联网上进行,相互间可以亲密地交流协作!

参考文献
[1] 黄守文,谭俊军,黄慧玲.浅谈企事业推行办公自动化的必要性和措施[J].临床医学工程,2010,(8):146-147.
[2] 程顺达,高海燕.企事业办公自动化系统的研究与讨论[J].中国企事业管理,2010,(3):71-72.
[3] 盛玲.企事业办公自动化系统应用研究[J].福建电脑,2008,(12):68.