浅议施工企业内部控制管理

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浅议施工企业内部控制管理

摘 要:本文结合近年来施工企业的生存及发展状况,分析了部分施工企业内部控制管理存在的问题,提出了规范和完善内部控制管理的几点措施,以此提高企业的实际管理水平。

关键词:施工企业 内部控制 管理
  十二五发展期间,施工企业面临着越来越激烈的竞争,生存环境的恶化和竞争压力的加大,促使施工企业必须加强企业内部控制管理,充分保证内部控制管理得到有效的执行和运行,才能提高企业管理水平和竞争力,确保持续快速科学发展。
  一、何谓企业内部控制
  内部控制是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程。
  内部控制的目标是合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。
  二、目前施工企业内部控制存在的一些问题
  施工企业主要从事野外工作,具有施工任务点多、线长,客观上管理难度大等行业特性。目前,大多数施工项目点皆实行企业经理人年薪考核制,所管项目收益的好坏直接关系到企业经理人的切身经济利益。大多数单位领导对于工程进度、工程质量给予全方位的重视,而对企业的内部控制管理的重要性认识不足,认为抓好工程是关键,忽视了内控制度的重要性。把内部控制看作是一堆堆的手册、各种文件和制度,内控管理流于形式或有章不循,从而导致内部控制管理贯彻不力,未真正落实到实处。
  (一)授权审批控制在实际中未引起足够重视。
  部份企业授权审批权限运作缺乏程序化、规范化,部份项目点的各级管理层存在超授权范围内行使职权,超授权范围内办理业务;企业经理人拥有较大的审批自主权,实际操作中大都是“一支笔”审批制,对于重大的业务和事项,有的仅是做足表面文章,集体决策审批或者联签制度并未真正执行到位,而流于形式。
  (二)不相容职务分离控制度执行不力。
  由于建筑业市场的恶性竞争,施工企业中标的工程大多属低价中标。考虑到项目效益、考核等原因,部份施工企业在机构设置、人员配备、经费等方面投入不足,导致一人多岗、混岗,不相容的职务并未实行相互分离的措施,这就给舞弊行为的发生提供了孵化的温床。最为明显的是部份项目点上询价与供应商的确定、采购合同的订立与审计、采购与验收等不相容岗位未实质分离;合同谈判与审批、合同的审批与执行未实质分离,合同管理执行不到位;财务部门不相容岗位未实质分离,有的财务部门甚至仅设置一人。
  (三)财产保护控制执行不力。
  因项目点属野外作业,资产的定期及不定期清查制度执行不力。由于管理制度的不健全、员工责任心的缺失及专业技能不高等原因,部份项目点的库存实物账与财务账存数出入较大,差额长期挂账,未及时查明原因;厂队领出的在用大额工程物资缺乏有力的后续监管措施,材料管理制度形成虚设,给国有资产的流失埋下隐患;违规储备大额现金、违规支现,给企业的安全用资埋下隐患;未严格备用金定额管理制度;支票、收据、发票及印章管理方面制度松懈,观念淡化,缺乏规范性,随意性较强,无制度控制。
  三、规范和完善施工企业内部控制的几点措施
  (一)加强授权审批控制制度。
  施工企业必须加强授权审批体系,编制常规授权的权限指引,规范特别授权的范围、权限、程序和责任,严格控制特别授权。单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务。企业的重大决策、重大事项、重要人事任免及大额资金支付等应当实行集体决策审批或者联签制度,任何个人不得单独进行决策或擅自改变集决策,相关决策参与人员或联签人员应克守“诚信”原则,遵循基本的职业道德,本着“认真负责”的态度,避免授权审批控制制度流于形式。对于审批人超越授权范围审批的相关业务,经办人员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。
  (二)加强不相容职务分离控制制度。
  施工企业项目经理人应放眼于长远经济效益,而不是仅停留在短期经济效益上。各项目点应按照不相容职务分离控制要求将相关职能部门及工作人员充分配置到位,明确规定各个部门岗位的职责权限,使不相容岗位和职务之间能够相互信监督、相互制约,形成有效的制衡机制,遵循实质重于形式的要求,侧重在企业员工之间形成内部牵制,员工各尽其职,舞弊、错误的可能性将会减小。
  (三)加强财产保护控制制度。
  保障财产安全特别是资产安全,是内部控制的重要目标之一。施工企业应积极地完善财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施来加强日常管理制度和定期清查制度的实际执行力度,妥善保管涉及资产的各种文件资料,针对出现的问题,及时分析原因、查明责任、完善管理制度;对货币资金、有价证券、贵重物品、存货等变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触,严格执行国务院颁发的《现金管理暂行条例》,对监督检查过程中发现的财产保护控制中的薄弱环节,应当及时采取措施,加以纠正和完善。
  (四)加强企业员工诚信和职业道德教育。
  企业内控只是公司治理的一部分,内控对管理层、董事会、监事会等等都有相应要求,但如果出现内部人员串通的情况,内控体系就会失效,这就是有的企业制度和实际执行是“两张皮”的原因;企业的内部控制是由人来操守和执行的,有了严密的企业内部控制制度而无相应素质和品行的人去执行,内部控制制度就是一纸空文。因此,应经常性进行员工诚信和职业道德教育,加强企业文化建设,树立企业良好的团队精神,企业的内控制度才能更好的贯彻执行。
  此外,施工企业还应将激励机制和约束机制进行有效结合,双管齐下,一定程度上才能保证内控制度的具体实施到位。激励是调动员工积极性的重要手段,企业建立科学有效的激励和约束结合机制,让员工自觉的解决企业流程中的跑、冒、滴、漏现象,促使经营者和员工自觉的去实现企业经营目标,从而降低企业内控管理成本。
参考文献
1、2011年高级会计师资格考评结合考试用书《高级会计实务》
2、中国市场出版社《企业内部控制》  主编:许群