探讨如何做好企业行政管理的工作

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探讨如何做好企业行政管理的工作


一、企业行政管理的地位


企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。企业行政管理既非一般的政府行政管理,也非企业管理,其涵义是指:企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。企业行政管理水平的高低决定着企业发展的方向与持续经营的时间,如何提高企业行政管理水平,是企业应予以高度重视并亟待解决的问题,提升企业管理水平,涉及的方面比较多,制度、方法手段、人员都是重要因素,企业管理有了制度和方法的保证,还需要人员的管理和执行,企业行政管理人员素质的高低也决定了企业管理和执行的好坏,如何有效提高企业管理人员素质已经成为这已经成为企业现代管理的重要内容。


(一)能够使企业更好地适应形势发展的需要


改革开放以来,中国得到迅速发展,综合国力和竞争实力大大加强。为促进中国更快更好地发展,科学发展观、建设创新型国家、构建社会主义和谐社会、建设社会主义新农村等重大战略思想和战略任务被提出,这不但是当前形势发展的需要,而且对于企业的发展同样具有十分重要的指导作用。而企业要想更好地贯彻落实这些战略思想和战略任务,并以此为指导来促进企业取得更好的发展,就必须通过企业行政管理来实现,也只有这样,企业才能更好地适应形势发展的需要。


(二)能够增强企业的核心竞争力


除了经济实力以外,企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上来说,企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用,企业在发展过程中可以通过企业行政管理,努力打造学习型企业,强化企业成员的学习,使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术,并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样,就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力,增强企业的核心竞争力。


(三)能够保证企业平稳、有序地健康发展


在企业发展的过程之中,企业在发展中会碰到一些困难,企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题,这些因素,都是不利于企业稳定、健康发展的因素。同时,企业也需要同一些政府管理部门打交道,以争取项目和资金。而企业行政管理的任务,就是要努力同政府部们打交道以为企业争取良好的外部环境,并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境,为企业发展取得良好的内部环境。这样,就可以保证企业平稳、有序地健康发展。


二、行政管理人员应具备的素质


行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂,这就要求行政官里人员必须具备一定的素质来做好管理工作。具体来说,企业行政管理人员素质主要包括基本素质和专业素质两个方面。


(一)企业行政管理人员的基本素质


基本素质包括道德伦理素质、心理人格素质和基础知识素质。


在道德伦理素质方面,企业行政管理人员应该具有必须树立正确的、科学的马克思主义世界观和人生价值观。企业行政管理人员是企业的关键人物,是企业“上行下效”的对象,需要具备高尚的道德情操和修养和良好的职业道德和信誉。


在心理人格素质方面,企业行政管理人员在企业的领袖作用中,必须有宽广的胸怀。应具有开放的心态,去积极的了解新事物,接纳新事物。企业行政管理人员在经营实践中必须锤炼出坚忍不拔的精神和意志力,在面对诱惑时一定要正确对待,必须有良好的自制力。


在基础知识素质方面,企业行政管理人员应该高度重视包括人文社科知识在内的基础知识。具备完善的知识结构,要求管理人员在知识方面应相对均衡,不能有重大的知识缺陷。除了以上方面外,作为企业行政管理人员应具有健康的体魄。


(二)企业行政管理人员的专业素质


专业素质包括对企业行政管理的专注和热情、企业行政管理知识要求和企业行政管理技能要求。对企业行政管理的专注和热情应该是每一个希望走向成功的管理人员的重要要求。作为一名合格的企业行政管理人员,必须在企业行政管理知识方面具有扎实的基础。企业行政管理是一门综合性的学问,是一门实践性很强的学问,企业行政管理人员必须不断钻研和了解企业行政管理知识,为实践打好基础。


企业行政管理人员有了管理知识还不够,企业行政管理人员必须拥有在企业行政管理实践中解决问题的技能,做到知与行的统一,企业行政管理才能有效,才能达到企业行政管理的目标。企业行政管理技能是一种实践性的能力,需要广大管理人员在实践中不断创新、不断发展。


三、如何做好企业行政管理工作


行政管理工作涉及面广,综合性强,行政管理人员要做好行政管理工作,除了要具备上述素质以外,还应有以下几点认识:


(一)明确岗位职责。日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作;办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定;文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理;会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作;其他事务视各公司具体情况而定。


(二)加强沟通。沟通包括纵向沟通和横向沟通。纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思,把握住方向,同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级,这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时,务必真诚、谦虚。与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。


(三)注重信息的收集和整理,并即时提供给管理者。信息包括企业外部信息和内部信息。外部信息具体包括:国家政治、法律、经济、政策规定;社会习惯、风俗、时尚变化;市场需求、消费结构、消费层次的变化;竞争企业信息;科学技术发展信息;突发事件等。内部信息具体包括财务状况;生产状况;产销状况;采购、库存信息;设备的使用和管理;人才资源等。作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解企业内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。


(四)踏踏实实地去执行。完善成熟的制度有了,即定目标有了,关键就是要做好。要做好执行需要注意:(1)什么事情该做,该怎么做。(2)如何更好更快完成该做的事情。(3)清除所有障碍。(4)形成企业执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。


总之,行政管理人员的素质不是一蹴而就的,而是经过长期的自身努力,把学习同工作紧密结合起来,理论联系实际,在实践中增长才千。同时发扬务实求实,注重实效的作风,一点一点积累起来的。


作者:郭红(乌鲁木齐市热力总公司新疆乌鲁木齐830001)