浅谈网络环境下企业档案的信息化建设

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浅谈网络环境下企业档案的信息化建设

[摘要] 当今信息社会,必须以加强企业信息化建设,建立完善的信息系统和快捷的信息交流来作为促进企业经济发展、科技进步、事业发达的战略举措。作为企业基础管理工作的档案事业,也应该紧跟时代发展的步伐,与时俱进,加强和完善企业的档案管理工作,建立健全信息化的档案管理理念,利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。
  [关键词] 网络环境 企业档案 信息化 建设
  
  面向21世纪,面对信息技术的挑战,企业必须真正实现网络化,大力进行网络资源建设,全面实现资源共享,为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。计算机技术和网络技术的发展,掀起了全球信息化的浪潮,档案作为信息源的重要组成部分,也被推到了浪潮的前沿。随着企业oa(办公自动化)、mis(企业管理信息系统)的广泛应用,档案管理系统作为整个系统的子模块,其管理现代化跨上了一个新台阶,数字化向传统档案管理模式和理论提出了挑战,档案的信息服务作用日益突出。
  一、企业档案信息化的含义
  企业档案信息化是指企业在法制的轨道上,依靠科学的思想和组织管理方法,凭借信息技术、网络技术等高科技手段,对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合,使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化,实现资源共享,提高企业档案信息的利用效率,为企业和社会提供档案信息服务。
  二、企业档案信息化建设的作用
  1.企业档案是企业重要信息资源,档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分,也是企业档案管理创新的重要方面。企业应采取有效措施,加大投入,确保企业档案信息资源的完整、安全和有效开发利用,全面推动企业档案管理现代化。WWW.133229.cOM
  2.企业档案信息化建设是企业信息化工程的一部分,关系到企业的发展。面对庞大繁杂的企业档案信息,要想提高管理水平和服务质量,必须加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动,提高工作效率。将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来,促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变,充分发挥企业档案信息资源的价值,实现档案信息资源共享。
  3.企业档案是企业基础管理工作的一个重要组成部分, 不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据, 更是一种十分重要的信息资源, 是关系企业经济和发展的重要战略资源。完整的档案是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。利用档案已成为企业生产、经营中必不可少的一项有效手段。
  三、当前企业档案信息化建设中存在的问题
  1.企业档案信息化建设发展不平衡。有些企业开展了档案信息化建设,有些则没有,特别是一些中小企业。同时,企业的减员增效也波及到企业的档案部门,相当数量的企业档案部门的生存和发展受到了威胁。企业档案部门的生存受到威胁,信息化建设也就无从谈起,即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
  2.企业档案信息化的基础条件薄弱,技术、资金不足,人才缺乏。当前,企业档案信息化建设的总体状况是认识不足,重视不够,基础条件薄弱,信息化程度低。许多企业面临转型,认为档案信息化作用不大,不愿增加额外投资。总体上看,缺乏应有的设备和技术支撑 ,对企业档案信息资源开发的深度不够 ,数字化信息资源少,企业档案网站建设质量良莠不齐, 信息化管理人才缺乏,对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够

  3.企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接,提高信息处理的能力,实现档案信息的无缝交接和有效管理。由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络,未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接,进行文档一体化管理。
  四、加强企业档案信息化建设的对策
  1.加快企业档案信息化标准规范的制定。标准规范是档案信息化建设的基础,是不可或缺的必要条件,是档案信息化建设的法律保障。目前,有些标准还不明确,有的还没有标准,档案行政管理部门要加快档案信息化标准规范的制定,尽快建立、健全档案信息化工作制度和标准规范体系。
  2.重视企业档案信息管理系统的设计和管理软件的选择与开发。企业档案管理系统应与企业有关管理系统(如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等)相衔接,确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计,应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。建立符合信息化要求的档案管理系统是企业档案信息化建设的关键。
  3.领导重视和支持是加快企业档案信息化建设步伐的关键因素。各级档案行政管理部门应加强对企业档案信息化建设的引导;中央企业档案部门应加强对所属及控股企业档案信息化建设的规划和指导,保证企业档案信息化建设顺利进行。对档案部门来说,信息化建设是一项全新的工作,是一项较为复杂的系统工程,既是发展机遇又是挑战。
  4.加强企业档案信息化管理人才队伍建设。加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训,提高档案人员运用信息技术的技能,引导档案人员适应信息化要求。要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求,积极推进企业档案信息化建设。加强信息化人才培养。档案信息化是一项技术性很强的工作,科技人才是档案信息化建设的关键。
  5.档案信息化基础设施是企业档案信息化建设的基础和前提。企业档案部门可借鉴网络建设已有的成果和经验,与办公自动化、政府网、互联网等系统相连,建立基于企业网的电子文件归档及电子文件接收应用系统,构筑企业信息网络报送及应用平台,推进电子文件的归档、 接收、 保管与利用,做好电子文件的积累、归档和管理工作。
  参考文献:
  [1]胡生龙:如何加快企业档案信息化建设进程[j].北京档案,2003, (10):32
  [2]杨公之:档案信息化建设导论[m].北京:中国档案出版社,2001
  [3]秦书凰:推进档案信息化建设的策略[j].浙江档案,2005,(1):20221